(1)   Jedes Mitglied des Kollegiums benennt einen Teilnehmer, der mit Blick auf die erörterten Themen und die verfolgten Ziele als am besten geeignet ausgewählt wurde, um an den Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums teilzunehmen und das betreffende Mitglied in den Sitzungen des Kollegiums zu vertreten. Jedes Mitglied des Kollegiums kann einen Stellvertreter benennen, mit Ausnahme der EBA, die einen Vertreter benennt und zusätzliche Teilnehmer bitten kann, ohne Stimmrecht an den Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums teilzunehmen.

(2)   Ist eine zuständige Behörde in zwei oder mehr der in Artikel 119 Absatz 2 Buchstaben c bis h, j und l der Verordnung (EU) 2023/1114 genannten Fällen zur Mitgliedschaft im Kollegium berechtigt oder sind mehrere Behörden aus demselben Drittland nach Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe m der genannten Verordnung zur Mitgliedschaft im Kollegium berechtigt, so dürfen diese Behörden einen weiteren Teilnehmer, der ohne Stimmrecht an den Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums teilnimmt, und einen Stellvertreter für diesen Teilnehmer benennen.

(3)   Gibt es je Mitgliedstaat mehrere Mitglieder des Kollegiums, teilen diese Mitglieder dem Vorsitz des Kollegiums mit, welches Mitglied von ihnen stimmberechtigt ist.

(4)   Auf der Grundlage der Tagesordnung oder eines bestimmten Tagesordnungspunkts, der Themen und der Ziele einer Sitzung oder Tätigkeit des Kollegiums kann der Vorsitz des Kollegiums andere Behörden, die nicht Mitglieder des Kollegiums sind, zur Teilnahme an der betreffenden Sitzung oder Tätigkeit einladen. Der Vorsitz des Kollegiums entscheidet, welche Informationen für diese Behörden relevant sind, und bezieht sie entsprechend in die betreffende Sitzung oder Tätigkeit des Kollegiums ein. Diese Behörden haben kein Stimmrecht. Der Vorsitz des Kollegiums unterrichtet alle Mitglieder des Kollegiums unverzüglich entsprechend.

(5)   Die Verabschiedung einer Stellungnahme des Kollegiums oder einer in einer Stellungnahme des Kollegiums enthaltenen Empfehlung nach Artikel 120 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) 2023/1114 erfordert die Teilnahme von mindestens der Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder des Kollegiums an der Abstimmung. Ist die Beschlussfähigkeit nicht erreicht, kann der Vorsitz des Kollegiums eine außerordentliche Sitzung einberufen, bei der Beschlüsse ohne Erreichung der Mindestteilnahmequote gefasst werden können.

(6)   Die in Artikel 120 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2023/1114 genannte Mehrheit versteht sich als einfache Mehrheit der bei einer Sitzung des Kollegiums stimmberechtigten Mitglieder des Kollegiums. Eine einfache Mehrheit gilt auch dann als erreicht, wenn eine größere Zahl von stimmberechtigten Mitgliedern für als gegen einen Vorschlag stimmt. Enthaltungen zählen weder als Zustimmung noch als Ablehnung und werden bei der Berechnung der abgegebenen Stimmen nicht berücksichtigt.