(1)   Der Vorsitz des Kollegiums legt die Häufigkeit der Kollegiumssitzungen fest und berücksichtigt dabei die Aufgaben des Kollegiums nach Artikel 120 der Verordnung (EU) 2023/1114 sowie etwaige Ersuchen von Mitgliedern des Kollegiums.

(2)   Der Vorsitz des Kollegiums beruft pro Jahr mindestens eine Sitzung des Kollegiums ein. Der Vorsitz des Kollegiums entscheidet auf der Grundlage der Ziele, die der Vorsitz des Kollegiums für eine Sitzung festlegt, ob die betreffende Sitzung als Präsenzsitzung oder als Online-Sitzung einberufen wird.

(3)   Die Mitglieder des Kollegiums können den Vorsitz des Kollegiums ersuchen, eine Sitzung des Kollegiums abzuhalten. Weist der Vorsitz des Kollegiums ein solches Ersuchen zurück, nennt er die Gründe dafür.

(4)   Der Vorsitz des Kollegiums übermittelt allen Mitgliedern des Kollegiums einen Vorschlag für die Tagesordnung der betreffenden Kollegiumssitzung und lädt sie ein, weitere Tagesordnungspunkte vorzuschlagen. Der Vorsitz des Kollegiums berücksichtigt alle Vorschläge der Mitglieder für Tagesordnungspunkte und nennt auf Anfrage die Gründe, weshalb diese nicht aufgenommen wurden.

(5)   Die an einer bestimmten Sitzung oder Tätigkeit des Kollegiums beteiligten Mitglieder des Kollegiums tauschen Dokumente und Beiträge zu Arbeitsunterlagen mit ausreichendem Vorlauf aus, um allen Teilnehmern an der betreffenden Sitzung oder Tätigkeit eine aktive Beteiligung an den betreffenden Erörterungen zu ermöglichen.